担任国企秘书4年多,升任主管1年多。平时和分公司领导有很多来往。这几年我也接触过兄弟单位和总部的领导,分享一些我在办公室的经历。
一、大方向:做一个对领导有用的人。
先思考一个问题:领导在工作中喜欢什么样的人?
1.守口如瓶的
2.能力强
3.有眼光
4.高忠诚度
5、更多信息
6.广泛的联系
大方向上,这些都是要点,中心思想就是一点:做一个对领导有用的人。
要么做个守口如瓶、忠心耿耿的人,让领导信任你办私事;要么做个能人,解决别人解决不了的麻烦和难题,成为领导手下的特种兵或大卡;要么你有眼光在身边,让领导省心,离不开你;要么做一个见多识广、人脉广的人,能在关键时刻帮助领导,成为他的“王牌”。
在工作中,我们总是先谈利益,再考虑谈感情与否。不要小看领导喜欢的每一个人。你以为人家阿谀奉承,你却不知道人家背后的人脉和资源有多深。
职场中个人竞争力的构成,除了自身的能力和素质,家庭、父母、亲戚朋友的加入也很重要。
先对自己的情况做一个全方位的盘点,明确自己在领导身边的定位,有资源有人脉就不要藏着掖着。大方的让领导知道,需要你的地方领导自然会想到你。如果你和我一样是没有背景的“白板”,那就好好干,排队站好,管好自己的嘴,向上面说的六点靠拢,在大方向上努力。至少领导不会讨厌你。如果你能具备三个或三个以上的特质,领导基本都会给你加分的。
二、小原则:做一个可靠的好下属,服务领导,保护自己。
仔细观察周围的同事,有些人也符合以上六点2、3,但也没看出领导对他们有多满意,有多喜欢他们。原因可能是他们把握了大方向,但没有做好原则和细节,让领导反感。
工作无小事,领导也是人。久而久之,工作中的一些小事、细节、小情绪积累到一定程度,就会让别人对你形成几个固化的标签。
比如A在办公会上做了几个工作报告,领导问具体工作。要么当场打电话给经理,要么对数据含糊其辞。犯了两次错误,你“业务能力差,不靠谱”的形象标签就在领导心目中妥妥的树立起来了。就算你其他方面很突出,领导对你也不放心,重要的东西也不会给你。
一直在办公室转悠,说几个我觉得工作中比较重要的原则和注意事项。
1.请示,多汇报。
职位高了,对具体事务的了解和掌控就会降低。重要事情失控的局面是领导最不能忍受的。作为下属,要多请示,多汇报。
例如:
领导让A和B今天下午分别给两个客户送一份重要文件。
a马上出发,3点把材料送到客户公司,任务完成后高高兴兴地回到公司继续工作。5点多,领导从办公室出来见A,询问A的情况,A如实汇报后,领导不高兴地走开了。答:????
b也是3点多到了客户公司,得知客户在会后给客户发了短信告知拜访目的。4点见面后,客户将资料交给客户,客户顺便给B一份材料,让B转给领导。b离开客户办公室后给领导发了一条短信:“领导,资料刚亲自交给客户。客户有一份XX资料让我转交给你。我预计5点钟到公司,然后去你办公室交接材料,好吗?”
看出区别了吗?
A手里的资料是交给前台、秘书还是客户?客户什么时候得到的信息?他知道是谁送的吗?客户看完信息后有什么反应?客户是否有需要传达给领导的信息或其他信息?
不仅领导没想法,估计连A自己都不清楚。
领导给你东西后,心里一直是牵挂和等待的。如果长时间没有回复,没有进展,他的心情是非常焦虑和担心的,尤其是当上级询问这件事情的进展时,他会因为不了解情况而处于非常被动的地位。
相比之下,B发的这条短信就像一盏明灯,结束了领导在黑暗中摸索等待的痛苦。如果你是领导,你也果断爱B!
画一个重点:
1)请示汇报的范围只针对领导关心的事情,重要的事情,比如破椅子,下属之间的争执,不要去打扰他。
2)不要太频繁地请示和汇报同一件事。只在这些关键节点汇报就好:任务完成情况、阶段性进展、需要领导协调的难点。提前组织好文字,简洁利落,不要啰嗦。
2.多看、多听、多想、少说
作为秘书,做到这一点真的很重要。
如何服务好领导?多看,多听,用眼睛看,用手看,用心看。饶有兴趣地看看二号首长、秘书长之类的官场小说,看看“有眼光”的专家是怎么做到的。
在《二号首长》中,关于唐秘书泡茶这件小事的详细描述至少出现了三次。
唐在给一个不熟悉的德高望重的人物A泡茶的时候,是这样做的:他给A洗杯子的时候,记下杯子里茶叶的种类和容量,按照A的喜好放进去;烧水的时候,先往壶里倒满2杯茶,把第一杯茶快速烧开,再倒满第二壶。
好久没找到原文了,大概就是这个意思。下面是另一个为头泡茶的描述。贴原文,感受他的细心和到位。
唐每次给赵德亮泡茶,总会泡上两杯。第一个杯子里茶很少,茶也很少,他就用自己的紫砂杯泡,那是给他喝热茶用的。早上刚吃完饭,喝一杯热茶对身体有好处。另一个杯子是大茶壶做的,这个杯子是凉茶做的。赵德亮喝过热的茶后,需要补水的时候再喝。制作凉茶需要很大的技巧,因为开水倒入茶杯后,直到水温自然冷却就不再需要换水了,所以掌握好茶的量非常重要。茶放少了,水凉了之后,茶就没味道了。如果放的茶太多,泡的时间太长,茶汁的味道就会全部被泡出来,茶就会很苦。
除了给赵德亮泡一杯凉茶,就是整理一些需要再呈给他的文件。这些文件大部分都整理好了,因为他不着急,所以整理的比较仔细,都在他的桌子上。为了减少赵德亮的工作时间,他又把这些文件看了一遍,以便汇报时能对他说得更清楚。
为什么要多想?因为领导的心思,领导之间的关系和纠葛太微妙了。作为一个生活在夹缝中的秘书,如果不了解领导之间涉及的爱恨情仇和利益关系,很容易被误伤,被夹板气。
你怎么想呢?参加会议时,不要光顾着玩手机、做笔记,要注意参会人员的表情和态度;注意领导人平时讲话中的高频词,多次提问。分析思考几个领导对同一件事的不同看法和立场是如何形成的。为什么他们会这么想?领导经常言外之意,秘书长就是一个典型的例子,在官场的字里行间有很多揣摩这些的尝试。
每天做这样的分析,时间长了,你会发现好处的。不仅可以帮助你揭开领导讲话的现象,看看领导是怎么想的,还可以在模拟分析中学会站在领导的立场上看问题,这对于积累管理经验也是非常有用的。
关于少说话:秘书每天多和领导接触。从你嘴里出来的就是领导默认说的话,表明领导的态度。多说多错总是好的。
画一个重点:
1)可能有人会觉得这样工作太累了,花那么多精力在领导身上太孙儿了!如果你想在职场上寻求进一步的发展和提升,了解这些基本原理是很有必要的。如果只是想做一条咸鱼等死,可以不做,但一定要懂。多看,多听,少说。这个生存法则最重要的作用就是保护自己。不要因为不懂领导之间的曲折,就让自己被人当枪使,当炮灰。
2)为了保护自己,请记得留下标记(聊天记录、签署的文件等。)还有不要在领导面前耍小聪明。
3)如果工作失误不小心得罪了领导,不要惊慌害怕,更不要一直躲着他。向领导坦白承认自己的错误,请领导以后多多批评教育。如果以后工作上有事,经常向这位领导汇报请示,冲淡他对你的不好印象。当然,当你遇到一个特别优秀的领导,在你做完这些事情之后,他还是很挑剔的。不要强求原谅,不卑不亢。你该怎么办?反正你比他年轻,时间充裕。努力,慢慢磨练。
祝你一切顺利,与领导相处愉快。
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